Dokumenty pracownicze coraz częściej przechowujemy nie w formie papierowej, a cyfrowej. Takie rozwiązanie dopuszcza ustawodawca, a dla wielu firm stanowi ono remedium na wypchane po brzegi archiwum. Niemniej jednak digitalizacja wiąże się nie tylko z udogodnieniami, ale też pewnymi obowiązkami w zakresie bezpieczeństwa danych. Jak przechowywać RP-7 w formie elektronicznej?
RP-7 – czym jest ten dokument?
Zanim przejdziemy do kwestii zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej, odpowiedzmy sobie na pytanie, czym właściwie jest i z czego się składa? RP-7 – co to? Jest to jeden z dokumentów dotyczących pracownika, poświadczający o zatrudnieniu i wynagrodzeniu. RP-7 jest niezbędny do ustalenie wysokość świadczenia emerytalnego lub rentowego. Pracodawca wydaje go na prośbę pracownika lub organu rentowego.
Jak długo archiwizować dokumenty pracownicze?
Archiwizacja list obecności, ewidencji czasu pracy czy akt osobowych przysparza pracodawcom wielu problemów. Przepisy wskazują, że przechowujemy je przez cały okres zatrudnienia, a także przez 10 lat po ustaniu stosunku pracy. Zasada ta dotyczy dokumentów wskazanych w przepisach, nie ma natomiast zastosowania do dokumentacji dodatkowej. W tej kategorii mieszczą się na przykład listy obecności, których pracodawca nie ma obowiązku prowadzić. Często jednak pojawia się pytanie, jak długo przechowywać listy obecności i wnioski urlopowe? Specjaliści radzą, aby listy archiwizować przez 3 lata – po tym okresie przedawniają się roszczenia wynikające ze stosunku pracy. Alternatywnym rozwiązaniem jest archiwizacja wraz z aktami osobowymi, przez okres przewidziany w ustawie. Wnioski urlopowe przechowujemy natomiast przez okres 10 lat od zakończenia współpracy.
Jak przechowywać RP-7 i inne dokumenty pracownicze cyfrowe?
Przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek:
- przechowywania dokumentów w taki sposób, aby nie miały do nich dostępu osoby postronne,
- zabezpieczenia danych przed wyciekiem,
- niszczenia dokumentów w taki sposób, aby odtworzenie danych nie było możliwe.
W kontekście przechowywania najważniejsze jest więc zastosowanie różnego typu zabezpieczeń, na przykład w formie haseł. Dokumenty pracownicze powinny być archiwizowane na specjalnym dysku, w którym nie znajdziemy innych dokumentów firmowych. Ponadto pracodawca musi zadbać, aby po upływie terminu zapadalności zostały zniszczone bez zbędnej zwłoki. Do tego obliguje go RODO, najobszerniejszy akt prawny dotyczących ochrony danych osobowych. Powyższe zasady dotyczą nie tylko dokumentu RP-7, ale również innej dokumentacji pracowniczej.
